Controla la numeración DIAN de todas tus sedes
Cuando manejas un restaurante con varias sedes, hay cosas que funcionan perfectamente por separado hasta que necesitas verlas todas juntas. La numeración de facturación de la DIAN es una de ellas.
Cada autorización tiene su propio rango, vigencia y, cuando corresponde, prefijo. Además, cuando tienes varios establecimientos, los prefijos permiten identificar desde dónde se está facturando.
El problema no suele ser entender una resolución. El problema aparece cuando tienes varias sedes, diferentes rangos abiertos y fechas que controlar al mismo tiempo.
Por eso hemos creado esta plantilla.
¿Para qué sirve este tracker?
El Control de numeración DIAN por sede te permite reunir en un solo lugar la información de facturación de todos tus establecimientos.
Para cada sede puedes registrar el tipo de documento, número de resolución, prefijo, rango autorizado, fecha de vencimiento, responsable y último número emitido.
Con esos datos, la plantilla te ayuda a controlar dos cosas especialmente importantes: cuánto tiempo le queda al rango y cuánta numeración tienes todavía disponible.
Porque una autorización puede seguir vigente y, aun así, estar cerca de quedarse sin números. DIAN establece que debe solicitarse una nueva autorización antes de agotar la numeración vigente.
¿Qué significa “último número emitido”?
No tienes que registrar cada factura que genera el restaurante. Imagina que una de tus sedes tiene autorizado el rango del 1 al 20.000 y la última factura que ha generado es la 14.853.
En la plantilla solo tendrías que indicar:
Último número emitido: 14.853
A partir de ahí, el tracker calcula cuánto rango queda disponible y te permite detectar cuándo conviene empezar a prestar atención. Así puedes revisar periódicamente el estado de cada sede sin convertir la plantilla en otro trabajo administrativo más.
Una fila por cada rango que necesitas controlar
La lógica es sencilla:
1 fila = 1 sede + 1 tipo de documento + 1 rango de numeración.
Esto es importante porque una misma sede puede trabajar con diferentes tipos de documentos o rangos. DIAN contempla, entre otros, factura electrónica, POS electrónico, factura de talonario o papel y documento soporte.
Por eso la plantilla no intenta darte únicamente una lista de restaurantes. La idea es que puedas ver realmente qué está pasando con la numeración de cada punto de operación.
Cómo usar la plantilla
Empieza haciendo una copia del archivo para trabajar sobre tu propia versión. Después, añade los rangos que quieras controlar y completa la información de cada uno.
A partir de ahí, solo necesitas mantener actualizados datos como el último número emitido o cualquier cambio en la autorización. El resumen te permitirá detectar rápidamente rangos próximos al vencimiento, numeración que empieza a agotarse o información que todavía falta por completar.
Si un rango se acerca al final de su vigencia pero todavía tiene numeración disponible, DIAN también contempla el proceso de habilitación, que permite ampliar el tiempo para seguir utilizando ese rango.
Menos memoria. Más control.
No necesitas memorizar qué resolución pertenece a cada sede ni abrir documentos uno por uno para saber cuál requiere atención.
La plantilla simplemente pone toda esa información delante de ti y te ayuda a detectar qué deberías revisar antes de que se convierta en un problema.
