Para mejorar la gestión de la sala en un restaurante es necesario tener un orden en las operaciones que se llevan a cabo, por ello es importante disponer de calendarios, lista de mesas, reservas, listas de inventarios, fichas de control, informes de ventas, etc.
Aunque pueda resultar una ardua tarea, actualmente existen apps de gestión que se encargan del correcto funcionamiento de un restaurante y de todas sus operaciones.
Para mejorar la gestión de sala, es importante identificar e implantar las actividades involucrando a todo el equipo de trabajo. Es necesario detectar aquellas cosas que funcionan y las que no. Una vez completado este paso, se deberá instruir a los trabajadores y conseguir que lo interioricen, debido a que sus funciones se verán afectadas porque tendrán que trabajar con esos conocimientos diariamente.
En segundo lugar, crear hojas técnicas y fichas de producción será muy útil ya que las fichas técnicas de los platos de la carta suponen uno de los elementos más importantes en un restaurante. Deberán indicar lo que cuesta un producto y el coste que supone elaborarlo, de esta manera se ahorrará mucho más dinero.
Por último, el uso de sistemas informáticos actuales será clave para un buen funcionamiento de las operaciones de la sala y para su gestión. Estas herramientas aportan datos en tiempo real muy relevantes que facilitan el acceso a la información contable, proporcionando un buen funcionamiento del negocio. El uso de sistemas de gestión informáticos reducirá el tiempo de servicio además de ahorrar tiempo a los gerentes y propietarios a la hora de realizar los informes y auditorías.
Para conseguir un buen funcionamiento en la sala, es necesario disponer de una jerarquía en las responsabilidades y cargos de los empleados. El equipo de sala debe contar con una gran coordinación y una división clara de tareas.
En primer lugar, está el jefe de sala o maître, es el responsable del equipo de sala y de que funcione correctamente. Debe asegurarse de que todos los miembros del equipo estén realizando las actividades que se les han asignado, además de mantener el contacto constante con la cocina y los clientes. Para llegar a ser un buen jefe de sala es necesario saber gestionar los problemas que surjan además de ser un buen intermediario entre los empleados y los directivos del restaurante.
Después nos encontramos con el jefe de sector, es el encargado de cumplir las órdenes del jefe de sala, pero a su vez es el que tiene el mando en el sector al que está asignado. Se asegura de tomar las comandas, vigilar el servicio en la zona de la que es responsable y si fuese necesario trinchar los alimentos, en el caso de que el maître faltara él sería el responsable del servicio del comedor.
Tras estos cargos encontramos al jefe de rango, es el encargado de un número de siete mesas como mínimo. Debe tener conocimientos sobre cocina ya que se le podrá preguntar dudas sobre platos o vinos por parte de los clientes. Además, debe llevar un recuento del servicio que se va a utilizar, como la vajilla.
Los camareros se dividen en dos grupos, los de mesa y los de barra. Los camareros de mesa se encargan del servicio de las mesas y son los empleados más cercanos a los clientes, su amabilidad y capacidad para crear un entorno agradable serán fundamentales. En cuanto a los camareros de barra, estos son un elemento fundamental en el equipo de sala ya que además de atender a los clientes, deberán cerciorarse de que las neveras estén abastecidas y las bebidas correctamente refrigeradas y servidas.
Por último, el encargado de caja, estos empleados se encargan de gestionar aquellas actividades relacionadas con la caja, como pueden ser cobros, cuadres, etc. Serán los responsables de asegurar que haya suficiente efectivo como para dar el cambio al cliente y que no haga falta nada y que todas las cuentas estén correctas.
A la hora de gestionar una sala de restaurante es necesario contar con el mejor equipo de software, pero también será necesario disponer de un hardware funcional y efectivo que se adapte a cualquier sistema operativo, ya sea Windows, iOS o Android.
Se deberá disponer de tablets para los trabajadores donde se pueda incorporar un software para comandero integrado con el sistema principal y que así la toma de las comandas sea mucho más fácil para los camareros agilizando el trabajo en cocina. También será importante disponer de una impresora de tickets térmica, ya que se deberá utilizar para dar las cuentas a los clientes, imprimir las comandas en cocina y a su vez llevar un control de las ventas.
Además de los PDA para los camareros y personal, será necesario disponer de un tablet FullHD que se encuentre en la zona de cobros y a través de ella gestionar todos los pedidos y cuentas que sean necesarios. En su defecto, se deberá disponer de un terminal TPV que sea táctil, donde se gestione todo el restaurantes, las mesas, la cocina, los pedidos, etc. Como elemento final del hardware del restaurante, será necesario tener un cajón portamonedas automático donde se puedan guardar las monedas y billetes de los pagos en efectivo de los clientes y utilizarlos como efectivo para dar el cambio a los comensales.
Disponer de un hardware moderno y de calidad es tan esencial como el software que lo compone, esto ayudará a tu negocio a mejorar su servicio al cliente y su equipo de sala al igual que la gestión del mismo.
Cada restaurante es un mundo diferente y los procesos no son los mismos, pero debes de tener en cuenta que todos tienen en común y acomodarlos a tu tipo de negocio. Analiza tu día a día y domina cada etapa del servicio para que puedas encontrar las oportunidades y hacer todas las mejoras pertinentes.
Digitalizar los procesos y automatizar tareas manuales ayuda a mejorar el servicio al cliente y la experiencia de usuario y al mismo tiempo acelerará las operaciones aumentando ingresos y reduciendo errores. Utilizar lo de toda la vida ya no es suficiente para sobresalir y crecer tu negocio. Un software como Last.app es un gran aliado para tu restaurante ya que podrás tener todo un ecosistema de herramientas en una misma plataforma.
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