Todo lo nuevo en The Book: más control sobre sus reservas y sus clientes

Las reservas de un restaurante no llegan todas por el mismo canal ni piden el mismo trato. La reserva que entra por la página web diez minutos antes de cerrar no es igual a la llamada de un cliente frecuente que sabe que siempre le consiguen mesa. Y un sábado en la noche no se maneja con las mismas condiciones que un martes al mediodía.

Por eso seguimos ampliando The Book, el sistema de reservas de Last.app, con tres ideas en mente: que usted decida cómo entran las reservas en cada canal y en cada servicio, que cada reserva que acepta esté mejor protegida frente a los no-shows, venga de donde venga, y que su equipo sepa quién se va a sentar a la mesa antes de que llegue. Estas son las novedades y lo que cambian en el día a día de su salón.

Reglas distintas para cada turno, día o fecha

Con las múltiples políticas de reserva ya no tiene un único conjunto de reglas para toda la semana. Ahora crea varias políticas, cada una con su anticipación mínima, su máximo de personas y sus condiciones de garantía y cancelación. Después las asigna a turnos, días de la semana o fechas específicas desde Reservas, en su panel de administración. Así puede pedir garantía a los grupos grandes del sábado en la noche y aceptar reservas hasta el último momento el martes al mediodía, sin cambiar la configuración de todo el restaurante.

Las fechas especiales funcionan igual. Para el 31 de diciembre o un evento privado, puede definir condiciones solo para ese día y el resto del calendario sigue como estaba.

Reglas estrictas o flexibles, según lo necesite

Cada regla de reserva puede ser estricta o flexible. Si es estricta y la reserva no la cumple, no se puede crear. Si es flexible, su equipo ve un aviso en el POS o en el panel y decide si sigue adelante. Las reservas en línea siempre respetan las reglas tal como usted las configuró. Así, si no acepta reservas por la web con menos de una hora de anticipación, su administrador puede seguir anotando esa llamada de última hora cuando sabe que hay espacio.

En la misma línea, ahora puede pausar las reservas en línea sin afectar las que llegan por otros canales. Cuando el servicio de esta noche está prácticamente lleno, usted cierra las reservas por la web y su equipo todavía puede aceptar una reserva por teléfono si ve que hay cupo.

¿Qué sabe su equipo de quien reserva?

Con las nuevas fichas de cliente, su equipo puede consultar el historial completo de cada persona, no solo su reserva de hoy. La ficha reúne las reservas anteriores del cliente, sus cuentas y lo que ha gastado en total, además de sus preferencias, alergias, cumpleaños, etiquetas y notas. Esa información también aparece en las vistas de reserva y de cuenta durante el servicio. Cuando un cliente frecuente reserva para cuatro, su equipo ya sabe que prefiere la terraza o que alguien en la mesa tiene una alergia, sin tener que volver a preguntar.

Las etiquetas y los filtros también le sirven para conocer mejor su negocio. Puede agrupar a sus clientes frecuentes, a los que más gastan o a los que vienen entre semana, y preparar acciones pensadas para cada grupo con información que ya tiene.

Garantías y depósitos, también desde Google y por teléfono

Las políticas de garantía y cancelación ya no se quedan solo en su página de reservas. Cuando alguien reserva desde Google y su restaurante tiene una política configurada, el cliente pasa a The Book para aceptar las condiciones y dejar la tarjeta como garantía o pagar el depósito. Así, las reservas de Google quedan protegidas con las mismas reglas que las de su página web.

Para las reservas que llegan por teléfono, su equipo puede enviarle al cliente un enlace de pago para que complete el depósito desde el celular. Si el pago no llega dentro del plazo que usted fijó, el sistema puede liberar esa disponibilidad para otra reserva. No hay que cobrar por aparte ni andar detrás de nadie, y la mesa no se queda bloqueada sin garantía.

Disponibilidad a la medida de su salón y su cocina

La capacidad de un restaurante no depende solo de las mesas libres. Con los límites de comensales por franja horaria usted decide cuántas personas pueden entrar en cada franja, además de cuántas mesas tiene. Si su cocina trabaja cómoda con 35 comensales por franja, ese es el límite, aunque en el salón quepan más.

También puede organizar las entradas en turnos fijos y ajustar horarios y duraciones en intervalos de 15 minutos. Si a la hora del almuerzo una mesa suele estar ocupada 45 minutos, puede configurarlo así, y la carga prevista se parece mucho más a lo que realmente pasa en su servicio.

Las zonas personalizables le permiten decidir qué espacios se pueden reservar y cómo los ve el cliente. Puede dividir el salón en varias áreas para organizar a su equipo y mostrarlo al público como un solo espacio. Además, las zonas se sincronizan con Google para que el cliente también pueda elegir desde ahí dónde quiere sentarse.

Prepare el servicio y sígalo desde el POS

La nueva vista general de reservas reúne en una sola pantalla lo que necesita antes de empezar. Ahí encuentra las reservas del día, los comensales previstos para hoy y para la semana, el porcentaje de no-shows, la carga por horas, los turnos y la actividad reciente. Si sabe que la hora pico llega a las 2:30 p. m., puede reforzar el salón o reorganizar las mesas antes de que empiece el movimiento.

Durante el servicio, su equipo consulta la ocupación y los comensales en tiempo real desde el POS de Last.app, por turno y sin entrar al panel de administración. La información está donde se toman las decisiones: en el salón.

Y en la vista de mesas, un panel lateral reúne las reservas del día y las cuentas abiertas junto a las mesas. Su equipo ve quién está por llegar y qué cuentas siguen sin mesa, sin cambiar de pantalla en pleno servicio.

Otros cambios para el día a día

Junto a las novedades principales llegan otros ajustes pensados para ahorrarle pasos al equipo:

• Un rol solo para reservas: al dar acceso al panel de administración puede elegir el nuevo rol Gestor de reservas, para que quien recibe a los clientes y organiza las mesas tenga acceso a lo que necesita, sin ver ventas, reportes ni la configuración del restaurante.
• Confirmaciones y recordatorios por varios canales: sus clientes reciben la confirmación y el recordatorio de su reserva por correo electrónico, SMS o WhatsApp, lo que ayuda a reducir los olvidos.
• Mensaje propio en Google: puede agregar un mensaje del restaurante a su página de reservas de Google, con indicaciones o condiciones que el cliente debe conocer.
• Un menú de administración más ordenado: Reservas y POS aparecen por separado, así que encuentra más rápido lo que busca.

¿En qué planes está disponible?

Las novedades se reparten entre los planes de The Book, y los precios de los planes no cambian. Las múltiples políticas de reserva, las reservas desde Google y su web de reservas están incluidas desde el plan Core, y las garantías y los depósitos hacen parte del plan Premium. El plan Basic sigue siendo gratuito para los restaurantes que usan el POS de Last.app.

Lo próximo: aprobación de grupos grandes y bots de reservas

Vienen más novedades que todavía no están disponibles. La primera es la aprobación de reservas para grupos grandes: si su máximo por reserva es de 8 personas y alguien quiere reservar para 10, podrá pedirlo de todas formas y la reserva quedará pendiente hasta que su restaurante la apruebe. Así no pierde un grupo grande por un límite pensado para el día a día, y la última palabra sigue siendo suya.

También estamos preparando un bot que atiende las llamadas de reservas y otro que las gestiona por WhatsApp. Se lo contaremos aquí en cuanto estén listos.

Porque el objetivo no es gestionar reservas por gestionarlas, sino que su equipo dedique menos tiempo a organizarlas y más a las personas que se sientan a la mesa.

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