Todo lo nuevo en The Book: más control sobre sus reservaciones y sus clientes

No todas las reservaciones de un restaurante llegan por la misma vía ni piden el mismo trato. La que entra por el sitio web diez minutos antes de cerrar no es lo mismo que la llamada de un cliente frecuente que sabe que siempre le hacen un lugar. Y un sábado en la noche no se maneja con las mismas condiciones que un martes al mediodía.

Por eso seguimos ampliando The Book, el sistema de reservaciones de Last.app, con tres ideas en mente: que usted decida cómo entran las reservaciones en cada canal y en cada servicio, que cada reservación que acepta esté mejor protegida frente a los no-shows, venga de donde venga, y que su equipo sepa quién se va a sentar a la mesa antes de que llegue. Estas son las novedades y cómo cambian el día a día de su salón.

Reglas distintas para cada turno, día o fecha

Con las múltiples políticas de reservación ya no tiene un solo conjunto de reglas para toda la semana. Puede crear varias políticas, cada una con su propia anticipación, su máximo de personas y sus condiciones de garantía y cancelación. Después las asigna a turnos, días de la semana o fechas específicas desde Reservas, en su panel administrador. Así puede pedir garantía a los grupos grandes del sábado en la noche y aceptar reservaciones hasta el último momento el martes al mediodía, sin cambiar la configuración de todo el restaurante.

Las fechas especiales funcionan igual. Para la cena de fin de año o un evento privado, puede definir condiciones solo para ese día, y el resto del calendario se queda igual.

Reglas estrictas o flexibles, según lo necesite

Cada regla de reservación puede ser estricta o flexible. Si es estricta y la reservación no la cumple, no se puede crear; si es flexible, su equipo ve un aviso en el POS o en el panel y decide si sigue adelante. Las reservaciones en línea siempre respetan las reglas tal como usted las configuró. Así, si no acepta reservaciones en su sitio web con menos de una hora de anticipación, su encargado puede anotar de todos modos esa llamada de último momento cuando sabe que hay lugar.

Además, ahora puede pausar las reservaciones en línea sin cortar las que entran por otros canales. Si el servicio de esta noche ya está casi lleno, puede cerrar las reservaciones en su sitio web, y su equipo todavía puede aceptar una por teléfono si ve que hay cupo.

¿Qué sabe su equipo de quien reserva?

Con las nuevas fichas de cliente, su equipo puede consultar el historial completo de cada persona, no solo su reservación de hoy. La ficha reúne sus reservaciones anteriores, sus cuentas y su gasto acumulado, junto con sus preferencias, alergias, cumpleaños, etiquetas y notas. Esa información también aparece en las vistas de reservación y de cuenta durante el servicio. Cuando un cliente frecuente reserva para cuatro, su equipo ya sabe que prefiere la terraza o que alguien en la mesa tiene una alergia, sin tener que volver a preguntar.

Las etiquetas y los filtros también le sirven para conocer mejor su negocio. Puede agrupar a sus clientes frecuentes, a los que más gastan o a los que vienen entre semana, y preparar acciones pensadas para cada grupo con información que ya tiene.

Garantías y depósitos, también desde Google y por teléfono

Las políticas de garantía y cancelación ya no se limitan a su página de reservaciones. Cuando alguien reserva desde Google y su restaurante tiene una política configurada, el cliente pasa a The Book para aceptar las condiciones y dejar su tarjeta como garantía o pagar el depósito. Así, las reservaciones de Google quedan protegidas con las mismas reglas que las de su sitio web.

Para las reservaciones que llegan por teléfono, su equipo puede enviarle al cliente una liga de pago para que complete el depósito desde su celular. Si el pago no llega dentro del plazo que usted definió, el sistema puede liberar ese espacio para otra reservación. No hay que cobrar por separado ni andar persiguiendo a nadie, y la mesa no se queda bloqueada sin garantía.

Disponibilidad a la medida de su salón y su cocina

La capacidad de un restaurante no depende solo de las mesas libres. Con los límites de personas por franja horaria, usted decide cuántas personas pueden llegar en cada franja, además de cuántas mesas tiene. Si su cocina trabaja bien con 35 personas por franja, ese es el límite, aunque en el salón quepan más.

También puede organizar las entradas en turnos fijos y ajustar horarios y duraciones en intervalos de 15 minutos. Si a la hora de la comida una mesa suele estar ocupada 45 minutos, así lo configura, y la estimación de carga se parece mucho más a lo que realmente pasa en su servicio.

Las áreas personalizables le permiten decidir qué espacios se pueden reservar y cómo los ve el cliente. Puede dividir el salón en varias áreas para organizar a su equipo y mostrarlo al público como un solo espacio. Además, las áreas se sincronizan con Google, así que el cliente también puede elegir desde ahí dónde quiere sentarse.

Prepare el servicio y dele seguimiento desde el POS

La nueva vista general de reservaciones reúne en una sola pantalla lo que necesita antes de empezar. Ahí puede ver las reservaciones del día, las personas previstas para hoy y para la semana, el porcentaje de no-shows, la carga por horas, los turnos y la actividad reciente. Si sabe que la hora pico llega a las 2:30 p. m., puede reforzar al equipo de piso o reorganizar mesas antes de que empiece el movimiento.

Durante el servicio, su equipo consulta la ocupación y el número de personas en tiempo real desde el POS de Last.app, desglosados por turno y sin entrar al panel administrador. La información está donde se toman las decisiones: en el salón.

Y en el mapa de mesas, un panel lateral reúne las reservaciones del día y las cuentas abiertas junto a las mesas. Así, su equipo ve quién está por llegar y qué cuentas siguen sin mesa, sin cambiar de pantalla en pleno servicio.

Más cosas que cambian en el día a día

Además de las grandes novedades, llegan otros ajustes pensados para ahorrarle pasos a su equipo:

• Un rol solo para reservaciones: al dar acceso al panel administrador, puede elegir el nuevo rol Gestor de reservas. Así, la persona que recibe a los clientes y organiza las mesas tiene acceso a lo que necesita, sin ver ventas, reportes ni la configuración del restaurante.
• Confirmaciones y recordatorios por varios canales: sus clientes reciben la confirmación y el recordatorio de su reservación por correo electrónico, SMS o WhatsApp, lo que ayuda a reducir los olvidos.
• Mensaje propio en Google: puede agregar un mensaje del restaurante a su página de reservaciones de Google, con indicaciones o condiciones que el cliente necesita saber.
• Un menú de administración más ordenado: las reservaciones y el POS aparecen por separado, así encuentra más rápido lo que busca.

¿En qué planes está disponible?

Las novedades se reparten entre los planes de The Book, y los precios no cambian. Las múltiples políticas de reservación, las reservaciones desde Google y su sitio de reservaciones están incluidas a partir del plan Core. Las garantías y los depósitos forman parte del plan Premium. El plan Basic sigue siendo gratuito para los restaurantes que usan el POS de Last.app.

Lo próximo: aprobación de grupos grandes y bots de reservaciones

Vienen más novedades que todavía no están disponibles. La primera es la aprobación de reservaciones para grupos grandes: si su máximo por reservación es de 8 personas y alguien quiere reservar para 10, va a poder solicitarla de todos modos, y la reservación va a quedar pendiente hasta que su restaurante la apruebe. Así no pierde un grupo grande por un límite pensado para el día a día, y la última palabra sigue siendo suya.

También estamos preparando un bot que atiende las llamadas de reservaciones y otro que las maneja por WhatsApp. Se lo vamos a contar aquí en cuanto estén listos.

Porque el objetivo no es administrar reservaciones por administrarlas, sino que su equipo dedique menos tiempo a organizarlas y más a las personas que se sientan a la mesa.

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