The Book 1.5: más control sobre tus reservas y tus clientes

Las reservas de un restaurante no llegan todas por el mismo sitio ni piden el mismo trato. La que entra por la web a diez minutos de cerrar no es igual que la llamada de un cliente habitual que sabe que siempre le hacéis hueco, y un sábado por la noche no se gestiona con las mismas condiciones que un martes a mediodía.

Por eso hemos seguido ampliando The Book, el gestor de reservas de Last.app, alrededor de tres ideas: que decidas cómo entran las reservas en cada canal y en cada servicio, que cada reserva que aceptas esté mejor protegida frente a los no-shows, venga de donde venga, y que tu equipo sepa quién se sienta a la mesa antes de que llegue. Estas son las novedades y lo que cambian en el día a día de tu sala.

Reglas distintas para cada turno, día o fecha

Con las múltiples políticas de reserva ya no tienes un único conjunto de reglas para toda la semana. Creas varias políticas, cada una con su antelación, su máximo de comensales y sus condiciones de garantía y cancelación, y las asignas a turnos, a días de la semana o a fechas concretas desde Reservas en tu panel de administración. Así puedes pedir garantía a los grupos grandes del sábado por la noche y aceptar reservas hasta el último momento el martes a mediodía, sin tocar la configuración de todo el restaurante.

Las fechas especiales funcionan igual. Para Nochevieja o un evento privado defines condiciones solo para ese día, y el resto del calendario sigue como estaba.

Reglas estrictas o flexibles, según lo necesites

Cada regla de reserva puede ser estricta o flexible. Si es estricta y la reserva no la cumple, no se puede crear; si es flexible, tu equipo ve un aviso desde el TPV o el panel y decide si sigue adelante. Las reservas online siempre respetan las reglas tal y como las has configurado, así que si no aceptas reservas en la web con menos de una hora de antelación, tu encargado puede seguir apuntando esa llamada de última hora cuando sabe que hay sitio.

En la misma línea, ahora puedes pausar las reservas online sin cortar las que entran por otros canales. Cuando el servicio de esta noche está prácticamente lleno, cierras la web y tu equipo sigue pudiendo aceptar una reserva por teléfono si ve margen.

¿Qué sabe tu equipo de quien reserva?

Con las nuevas fichas de cliente, tu equipo puede consultar el historial completo de cada persona, no solo su reserva de hoy. La ficha reúne sus reservas anteriores, sus cuentas y su gasto acumulado, junto con sus preferencias, alergias, cumpleaños, etiquetas y notas, y esa información aparece también en las vistas de reserva y de cuenta durante el servicio. Cuando un cliente habitual reserva para cuatro, tu equipo ya sabe que prefiere la terraza o que hay una alergia en la mesa, sin tener que preguntarlo otra vez.

Las etiquetas y los filtros sirven además para conocer mejor tu negocio. Puedes agrupar a tus clientes habituales, a los que más gastan o a los que vienen entre semana, y preparar acciones pensadas para cada grupo con información que ya tienes.

Garantías y depósitos, también desde Google y por teléfono

Las políticas de garantía y cancelación ya no se quedan solo en tu página de reservas. Cuando alguien reserva desde Google y tu restaurante tiene una política configurada, pasa a The Book para aceptar las condiciones y dejar su tarjeta como garantía o pagar el depósito. Las reservas de Google quedan así protegidas con las mismas reglas que las de tu web.

Para las reservas que llegan por teléfono, tu equipo puede enviar un enlace de pago al cliente, que completa el depósito desde su móvil. Si el pago no llega dentro del plazo que has fijado, el sistema puede liberar esa disponibilidad para otra reserva. No hay que cobrar aparte ni perseguir a nadie, y la mesa no se queda bloqueada sin garantía.

Disponibilidad a la medida de tu sala y tu cocina

La capacidad de un restaurante no depende solo de las mesas libres. Con los límites de comensales por franja horaria decides cuántas personas pueden entrar en cada franja, además de cuántas mesas tienes. Si tu cocina trabaja cómoda con 35 comensales por franja, ese es el límite, aunque la sala tenga sitio para más.

También puedes organizar las entradas en turnos fijos y ajustar horarios y duraciones en intervalos de 15 minutos. Si en las comidas una mesa suele estar ocupada 45 minutos, lo configuras así, y la previsión de carga se parece mucho más a lo que pasa de verdad en tu servicio.

Las zonas personalizables te dejan decidir qué espacios se pueden reservar y cómo los ve el cliente. Puedes dividir el salón en varias áreas para organizar a tu equipo y mostrarlo como un único espacio de cara al público, y las zonas se sincronizan con Google para que el cliente elija dónde quiere sentarse también desde ahí.

Prepara el servicio y síguelo desde el TPV

La nueva vista general de reservas reúne en una sola pantalla lo que necesitas antes de empezar. Ves las reservas del día, los comensales previstos para hoy y para la semana, el porcentaje de no-shows, la carga por horas, los turnos y la actividad reciente. Si sabes que el pico llega a las 14:30, puedes reforzar la sala o reorganizar mesas antes de que empiece el movimiento.

Durante el servicio, tu equipo consulta la ocupación y los comensales en tiempo real desde el TPV de Last.app, desglosados por turno y sin entrar en el panel de administración. La información está donde se toman las decisiones, en la sala.

Y en el plano de mesas, un panel lateral reúne las reservas del día y las cuentas abiertas junto a las mesas. Tu equipo ve quién está por llegar y qué cuentas siguen sin mesa sin cambiar de pantalla en pleno servicio.

Más cosas que cambian en el día a día

Junto a las grandes novedades llegan otros ajustes pensados para ahorrar pasos al equipo:

• Un rol solo para reservas: al dar acceso al panel de administración puedes elegir el nuevo rol Gestor de reservas, para que quien recibe a los clientes y organiza las mesas acceda a lo que necesita, sin ver ventas, informes ni la configuración del restaurante.
• Confirmaciones y recordatorios por varios canales: tus clientes reciben la confirmación y el recordatorio de su reserva por email, SMS o WhatsApp, lo que ayuda a reducir los olvidos.
• Mensaje propio en Google: puedes añadir un mensaje del restaurante a tu página de reservas de Google, con indicaciones o condiciones que el cliente debe conocer.
• Un menú de administración más ordenado: Reservas y TPV aparecen por separado, así que encuentras antes lo que buscas.

¿En qué planes está disponible?

Las novedades se reparten entre los planes de The Book, y los precios de los planes no cambian. Las múltiples políticas de reserva, las reservas desde Google y tu web de reservas están incluidas a partir del plan Core, y las garantías y los depósitos forman parte del plan Premium. El plan Basic sigue siendo gratuito para los restaurantes que usan el TPV de Last.app.

Lo próximo: aprobación de grupos grandes y bots de reservas

Hay más novedades en camino que todavía no están disponibles. La primera es la aprobación de reservas para grupos grandes: si tu máximo por reserva es de 8 personas y alguien quiere reservar para 10, podrá pedirlo igualmente y la reserva quedará pendiente de que tu restaurante la apruebe. Así no pierdes un grupo grande por un límite pensado para el día a día, y la última palabra sigue siendo tuya.

También estamos preparando un bot que atiende las llamadas de reservas y otro que las gestiona por WhatsApp. Te lo contaremos aquí en cuanto estén listos.

Porque el objetivo no es gestionar reservas por gestionarlas, sino que tu equipo dedique menos tiempo a organizarlas y más a las personas que se sientan a la mesa.

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