Verifactu con varios locales: qué debes gestionar tú y qué debería resolver tu TPV

Cuando tienes un solo restaurante, la estructura de facturación puede pasar bastante desapercibida. Abres un segundo, un tercero y, de repente, aparecen preguntas nuevas: ¿cada local necesita su propia serie?, ¿pueden empezar todos por el mismo número?, ¿qué ocurre si se factura desde varios TPV?, ¿quién se encarga de Verifactu?

La buena noticia es que gran parte de la complejidad técnica no recaerá sobre ti, puedes respirar más tranquilo. Si utilizas un software de facturación adaptado, es el sistema el que debe encargarse de generar correctamente los registros, mantener su trazabilidad e integridad y, cuando funciona en modalidad Verifactu, remitirlos a la Agencia Tributaria.

Con varios locales, tu trabajo está en otro sitio: elegir un software preparado, configurar correctamente cómo factura cada establecimiento y mantener una estructura coherente a medida que creces.

Vamos a separar ambas cosas.

Lo que es responsabilidad del software

Verifactu añade bastante tecnología por debajo de cada factura, pero eso no significa que el responsable del restaurante tenga que aprender a gestionarla.

El Reglamento exige que los Sistemas Informáticos de Facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, deben tener capacidad para remitir electrónicamente esos registros a la Agencia Tributaria.

Traducido a un restaurante: no deberías estar generando registros, hashes o cadenas de facturación manualmente.

Tu proveedor debe encargarse de que el sistema haga correctamente cosas como:

• Generar los registros de facturación exigidos.
• Mantener su integridad y trazabilidad.
• Evitar que puedan eliminarse o modificarse sin dejar rastro.
• Gestionar técnicamente el encadenamiento correspondiente.
• Incorporar los requisitos técnicos exigidos en facturas y tickets.
• Y si utiliza la modalidad Verifactu, gestionar la remisión de los registros a la AEAT.

Además, el productor del software debe disponer de una declaración responsable para el sistema y su versión, indicando que cumple los requisitos establecidos por la normativa. La propia Agencia Tributaria señala que el usuario de un sistema debidamente certificado no responde por un funcionamiento incorrecto atribuible al software; esa responsabilidad corresponde al fabricante.

Pero eso no significa que el restaurante deje de tener responsabilidades, estaría guay, lo sé. Significa que las responsabilidades son diferentes.

Lo que sigue estando en manos del restaurante

Tu TPV puede mantener perfectamente una numeración correlativa, pero no puede decidir por ti cómo quieres estructurar fiscal y operativamente cinco restaurantes.

El restaurante sigue teniendo que asegurarse de que los datos y la configuración con los que trabaja el sistema corresponden con la realidad del negocio. En una operación con varios locales, hay cuatro preguntas especialmente importantes:

¿Quién factura en cada establecimiento?

Debes tener claro qué persona o sociedad es el emisor de las facturas de cada local.

¿Qué series vas a utilizar?

Puedes utilizar series diferentes cuando existen varios establecimientos. Dentro de cada serie, la numeración debe ser correlativa. La normativa contempla expresamente la existencia de distintos establecimientos como una razón para separar series.

¿Qué tipos de factura genera cada local?

Las facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas no siempre siguen la misma estructura. Por ejemplo, las facturas rectificativas deben expedirse mediante una serie específica.

¿Cómo se trasladan estas reglas al software?

Una vez tomada la decisión, hay que configurarla correctamente en el TPV y mantenerla cuando se incorporan nuevas ubicaciones.

Es decir, tú defines cómo debe funcionar tu operación; el software debe encargarse de ejecutar correctamente esa estructura.

Tengo varios locales. ¿Necesito una serie diferente para cada uno?

No obligatoriamente, aunque puede tener mucho sentido. La Agencia Tributaria establece que pueden crearse series diferentes cuando existan razones que lo justifiquen y menciona específicamente el caso de empresas con varios establecimientos. Cada serie mantiene después su propia numeración correlativa.

Por ejemplo, un grupo podría trabajar así:

Que Madrid vaya por la factura 154 y Barcelona por la 83 no supone ningún problema. Son series diferentes.

Tu TPV debería ocuparse de asignar automáticamente el siguiente número disponible dentro de cada serie. Tú no deberías estar comprobando manualmente qué número toca después de cada servicio.

La decisión que sí tienes que tomar es si esa separación encaja con tu estructura.

¿Qué es una serie de facturación?

Una serie es una forma de agrupar y diferenciar facturas dentro de una misma empresa. Normalmente se identifica con unas letras o un código que aparece delante del número de factura.

Por ejemplo:

• MAD-00125
• BCN-00084
• RECT-00012

En estos casos, MAD, BCN y RECT son las series, mientras que 00125, 00084 y 00012 son los números de factura.

Cada serie mantiene su propia numeración correlativa. Esto significa que MAD-00125 debería continuar con MAD-00126, pero no tiene por qué guardar ninguna relación con la numeración de la serie BCN.

Las series sirven para separar facturación que responde a lógicas diferentes. En un grupo de restaurantes, por ejemplo, puedes utilizarlas para distinguir cada local. También existen casos en los que la normativa exige utilizar series específicas, como ocurre con las facturas rectificativas.

Lo importante es no pensar en una serie como “otra factura distinta”, sino como una carpeta de numeración independiente dentro de tu facturación.

No crees series simplemente porque puedes

Cuando empiezan a aparecer locales, es fácil caer en el extremo contrario y crear una serie para absolutamente todo.

Una por establecimiento. Otra por dispositivo. Otra por terraza. Otra por delivery. Otra porque alguien abrió una hace tres años y nadie recuerda muy bien por qué. Y en dos años nadie entiende la estructura. Las series deberían responder a una lógica clara y estable.

Si separar Madrid, Barcelona y Valencia facilita identificar la facturación de cada restaurante, perfecto. Si varios terminales forman parte de una misma operación y no existe una razón fiscal u operativa para separarlos, crear estructuras adicionales puede aportar más ruido que control.

Hay además separaciones exigidas por la propia normativa. Las facturas rectificativas, por ejemplo, utilizan una serie específica y, cuando durante un mismo año natural se emiten facturas completas y simplificadas, también existen reglas específicas de separación. Pero ahí tu software te ayuda a aplicar correctamente la estructura.

Varios TPV no significa necesariamente varias facturaciones independientes

Este punto es especialmente importante en restauración. Tener cuatro terminales dentro de un restaurante no significa necesariamente tener cuatro sistemas de facturación independientes.

De la misma forma que tener cinco restaurantes dentro de una organización no significa necesariamente que todo deba funcionar como una única caja gigante.

Los sistemas informáticos de facturación pueden gestionar diferentes facturaciones y diferentes centros. La documentación técnica de la AEAT contempla expresamente sistemas que administran facturaciones distintas para centros independientes, incluidas diferentes locales de una misma empresa.

Como restaurador, no necesitas definir la arquitectura técnica que existe detrás. Pero sí deberías poder responder a algo mucho más sencillo: ¿Mi software entiende correctamente qué pertenece a cada local?

Eso implica poder identificar qué establecimiento ha generado una factura, qué serie le corresponde, qué entidad está facturando y cómo debe comportarse el sistema cuando añades una nueva ubicación.

Qué deberías revisar al configurar un segundo local

Cuando abras una nueva ubicación, intenta no tratar la configuración de facturación como una copia automática del primer restaurante.

Hay algunos elementos que conviene revisar expresamente.

1. El emisor de las facturas

Comprueba qué entidad jurídica factura desde ese establecimiento. Dos restaurantes pueden pertenecer a una misma sociedad o a entidades diferentes. El software debe estar configurado de acuerdo con esa estructura real, no simplemente con el nombre comercial que aparece en la puerta.

2. La serie correspondiente

Decide si el nuevo establecimiento compartirá una estructura existente o utilizará una serie propia. Si utilizas una serie específica por local, utiliza una nomenclatura que siga teniendo sentido cuando tengas diez restaurantes, no solo dos.

MAD, BCN o identificadores internos estables suelen ser bastante más manejables que improvisar nombres diferentes cada vez que se abre un establecimiento.

3. Los tipos de factura

Comprueba cómo trata el sistema las facturas simplificadas, completas y rectificativas. No deberías tener que controlar manualmente su correlatividad, pero sí saber qué series existen y para qué sirve cada una.

4. Los dispositivos que van a facturar

Define qué TPV, terminales o dispositivos pertenecen al establecimiento. Especialmente cuando un grupo instala hardware nuevo, sustituye terminales o mueve dispositivos entre restaurantes, merece la pena comprobar que continúan asociados al centro correcto.

5. Los permisos

No todo el mundo debería poder modificar la configuración fiscal. En una operación con varios restaurantes, permitir que cada local cree nuevas series o cambie parámetros de facturación sin una estructura común es una forma bastante rápida de acabar con cinco configuraciones diferentes.

Decide quién administra estos cambios y aplica el mismo criterio a todos los establecimientos.

Qué debería permitirte hacer un buen software multi-local

Aquí es donde tener varios restaurantes empieza a mostrar la diferencia entre un TPV pensado únicamente para cobrar y un sistema preparado para gestionar una operación que está creciendo.

No necesitas ver toda la complejidad técnica, pero sí necesitas control. Como mínimo, merece la pena comprobar que puedes:

• Identificar claramente las series utilizadas por cada establecimiento.
• Gestionar varios locales sin mezclar su configuración.
• Asociar correctamente dispositivos y TPV con cada ubicación.
• Trabajar con distintas entidades jurídicas cuando la estructura del grupo lo requiere.
• Controlar quién puede modificar la configuración de facturación.
• Consultar la facturación de cada local por separado.
• Consolidar la información del grupo cuando necesitas una visión global.

La cuestión no es únicamente si el software “cumple Verifactu”. Es si puede seguir cumpliéndolo sin convertir la apertura de cada restaurante nuevo en un proyecto diferente.

Y si hay un error, no intentes arreglar la numeración manualmente

Otra responsabilidad que debería quedarse dentro del software es la forma técnica de corregir errores.

Los sistemas sujetos al RRSIF están precisamente diseñados para que los registros originales no puedan modificarse o desaparecer sin dejar constancia. El sistema debe preservar su trazabilidad.

Por eso, si una factura ya se ha generado y existe un error, la respuesta no debería ser entrar en la configuración para hacer que desaparezca o intentar reutilizar su número.

Dependiendo del caso, será necesario realizar la corrección correspondiente o emitir una factura rectificativa. El restaurante necesita saber qué ha ocurrido y cómo corregirlo desde el flujo previsto por el software. La mecánica técnica la resuelve el TPV.

Quién es responsable de qué

La forma más sencilla de verlo es esta:

Hay una pequeña pero importante distinción.

El restaurante sigue siendo responsable de cumplir sus obligaciones de facturación, pero no tiene por qué asumir la responsabilidad técnica sobre un fallo atribuible a un sistema debidamente certificado. La AEAT atribuye al productor la responsabilidad sobre ese funcionamiento incorrecto.

Por eso elegir el software correcto también forma parte de prepararse.

La pregunta no es cómo gestionar Verifactu a mano

Probablemente ese sea el cambio de perspectiva más importante.

Si tienes varios restaurantes, no deberías diseñar una operación en la que alguien tenga que comprobar todas las noches si la factura 458 de Barcelona encaja con la 932 de Madrid o si cada terminal ha construido correctamente sus registros.

Eso es trabajo del sistema.

Tu trabajo consiste en construir una estructura que el sistema pueda ejecutar correctamente: saber quién factura, desde dónde, con qué serie y bajo qué reglas.

Y esto importa más cuanto más creces.

Con un local puedes recordar prácticamente toda la configuración. Con cinco, empiezas a depender de procesos. Con veinte, necesitas que esos procesos formen parte del sistema.

Abrir otro restaurante debería significar añadir una ubicación, no añadir otra forma diferente de facturar.

Antes de cualquier otra cosa, pregunta a tu proveedor por Verifactu

Si todavía no sabes cómo va a gestionar tu TPV la nueva normativa, probablemente sea lo primero que deberías comprobar. Tampoco hace falta una explicación de veinte páginas sobre hashes o registros XML. Necesitas respuestas claras.

Pregúntale si su sistema estará adaptado al RRSIF dentro de los plazos correspondientes, si dispone de la declaración responsable de la versión que vas a utilizar y qué modalidad de funcionamiento ofrecerá.

Si utiliza Verifactu, también deberías saber cómo será la activación y qué necesitas hacer tú.

Para muchos restaurantes constituidos como sociedades y sujetos al Reglamento, la fecha general que importa es el 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en el ámbito del RRSIF, el plazo general es el 1 de julio de 2027.

No tiene demasiado sentido llegar a esas fechas para descubrir entonces que hay que cambiar procesos, actualizar equipos o migrar de sistema.

Verifactu en Last.app

Last.app ya ha desarrollado su integración con Verifactu y está avanzando en su despliegue para que esta capa de cumplimiento forme parte del propio sistema.

La idea es precisamente esa: que el restaurante no tenga que incorporar una segunda herramienta para resolver la facturación ni entender toda la arquitectura técnica que existe detrás de cada registro.

Si ya trabajas con Last.app, lo relevante será comprobar la disponibilidad y activación correspondiente para tus locales a medida que avance el despliegue.

Preguntas frecuentes

Tengo dos restaurantes. ¿Necesito dos series de facturación?

No obligatoriamente. La normativa permite establecer series diferentes cuando existen varios establecimientos, pero no obliga de forma general a utilizar una serie por local. Si facilita la separación y el control de la facturación, puede ser una estructura conveniente.

¿Pueden dos locales tener la factura número 100?

Sí, si pertenecen a series diferentes. MAD-100 y BCN-100 son identificadores distintos. La correlatividad se mantiene dentro de cada serie.

¿Tengo que enviar personalmente cada factura a la Agencia Tributaria?

Si utilizas un SIF en modalidad Verifactu, el propio sistema realiza la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

¿Tengo que controlar yo el encadenamiento de los registros?

No debería ser una tarea manual del restaurante. La generación, integridad, trazabilidad y tratamiento técnico de los registros forman parte de los requisitos que debe cumplir el Sistema Informático de Facturación.

¿Cómo sé si mi TPV está preparado?

Pregunta a tu proveedor por la adaptación del sistema al RRSIF y por la declaración responsable de la versión concreta que utilizas. Si va a trabajar en modalidad Verifactu, confirma también cuándo estará disponible y qué proceso será necesario para activarla.

¿Cuándo tengo que tener adaptado el sistema?

Con carácter general, los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en el ámbito del RRSIF deben disponer de sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados afectados, el plazo general es el 1 de julio de 2027.